3 FILARY EFEKTYWNYCH ORGANIZACJI

 3 filary efektywnych organizacji.

Po co nam wartości?

Codziennie ludzie i organizacje stają przed odwiecznymi dylematami: jaką decyzję powinniśmy podjąć, co powinniśmy obrać za cele, jakie pośrednie kroki powinny zostać podjęte aby najefektywniej zrealizować nasze plany. Jak mówi stare chińskie przysłowie: Jeśli ludzie pracują wspólnie, każdy cel może zostać osiągnięty.

Łatwo można więc stwierdzić: aby firma odniosła sukces, wszyscy pracownicy powinni zmierzać w tym samym kierunku. Rzadko możliwe jest jednak przedyskutowanie i uzgodnienie wszystkich decyzji z całym zespołem. Wraz ze wzrostem ilości pracowników oraz specjalizacji poszczególnych stanowisk staje się to po prostu niemożliwe. Każdy pracownik musi zatem sam codziennie wielokrotnie stanąć przed dylematem: jakie działania powinienem podjąć, aby spełnić oczekiwania współpracowników, przełożonych, klientów?

Najlepszą metodą stworzenia efektywnej organizacji jest wyznaczenie najważniejszych kierunków działania oraz ram postępowania. Są to kotwice utrzymujące wszystkie decyzje oraz działania pojedynczych członków zespołu w obszarze przewidywalności i spójności. Jak jednak najlepiej wyznaczyć normy, tak aby bieżące działania i rozwój firmy był efektywny?

Podstawowe wartości.

Moja propozycja to 3 podstawowe wartości, które powinny stanowić filary organizacji efektywnego biznesu.

1.      Bezpieczeństwo.

Bezpieczeństwo jest jednym z najważniejszych aspektów prowadzenia biznesu. Każde działanie lub decyzja pracowników przedsiębiorstwa powinna uwzględniać aspekty bezpieczeństwa. Szczególnie ważne jest zachowanie ostrożności podczas wprowadzania zmian mogących pogorszyć bezpieczeństwo firmy w przyszłości.

Bezpieczeństw  powinniśmy określać w szerokim aspekcie spraw. Podstawowym elementem jest bezpieczne środowisko naszej pracy. Kwestie takie jak BHP, oddziaływanie na środowisko i bezpieczeństwo przeciw pożarowe podlegają ścisłym regulacjom prawnym. Nie można dopuścić do powstawania ryzyka w tych obszarach. Wszystkie niedociągnięcia mogą skutkować dużymi stratami materialnymi i odpowiedzialnością karną.

Na bezpieczeństwo spółki składa się również wachlarz innych wyzwań specyficznych dla każdej organizacji, m.in.: bezpieczeństwo techniczne budynków i maszyn, bezpieczeństwo organizacyjne zapewniające realizację zadań w sytuacjach nieprzewidzianych, bezpieczne planowanie produkcji i dostaw do klientów, bezpieczeństwo związane z zapewnieniem jakości, bezpieczeństwo systemu informatycznego, bezpieczeństwo zawieranych kontraktów z klientami, bezpieczeństwo finansowe spółki czy bezpieczna pozycja rynkowa.

2.      Satysfakcja klienta.

Truizmem jest powtarzanie, że pieniądze na wynagrodzenia każdego pracownika firmy pochodzą od klientów. Firma jest w pewnym sensie pośrednikiem w tym procesie. Jeżeli klienci nie będą zadowoleni z naszej pracy, to kupią potrzebne im produkty i usługi u naszych konkurentów. Ta zasada działa bezwzględnie. Pracownicy wszystkich szczebli muszą być skoncentrowani na prawidłowym zrozumieniu potrzeb klienta, tak aby wyprodukować produkty lub dostarczyć usług w uzgodnionym z klientem standardzie, czasie i cenie.

3.     

3.  Efektywność.

W gospodarce rynkowej efektywność działań jest warunkiem egzystencji każdego podmiotu. Jako podmiot rozumiem zarówno przedsiębiorstwo, jak i każdego pracownika. Podmioty nieefektywne po prostu przegrywają konkurencję. Przedsiębiorstwo nieefektywne traci udziały w rynku a następnie bankrutuje. Nieefektywni pracownicy mogą mieć problemy z utrzymaniem dobrej pracy i satysfakcjonującej kariery zawodowej.

Jako przykład mogę podać glazurnika, którego wynajmujemy do ułożenia płytek w łazience. Zazwyczaj z takim fachowcem umawiamy się o dzieło. Jeden glazurnik wykona pracę w 3 dni, inny będzie potrzebował 5 dni roboczych. Pewnie można trafić na takiego, który nie poradzi sobie z tym samym zadaniem przez 2 tygodnie i potłucze większość płytek. Niekompetentny glazurnik zmarnuje zakupione przez nas materiały, będzie realizował mniej zleceń niż sprawniejsi konkurenci, a my raczej nie polecimy go znajomym i sąsiadom.

Systemy zarządzania, systemy kontrolingu, procesy szkolenia są podstawowymi narzędziami, które wykorzystujemy dla zapewnienia poprawy efektywności. Systemy te nie zastąpią jednak zaangażowania i zdrowego rozsądku każdego pracownika. Wspólnym celem wszystkich pracowników prosperującej firmy powinien być systematyczny i zrównoważony rozwój umożliwiający zapewnienie stabilnego i satysfakcjonującego miejsca pracy.

Podstawowe wartości a realne wyzwania.

Nasuwa się pytanie, co zrobić gdy stajemy przed presją wyboru która wartość jest dla nas w danej chwili ważniejsza. Prawdopodobnie zdarzało się Tobie stawać przed dylematem: „klient wywiera presję na wcześniejszą realizację kontraktu a firma w szczycie sezonu ma deficyt pracowników i powstają opóźnienia – czy zwiększyć produkcję zaniżając standardy?”.

Mam prostą odpowiedź na tą sytuację. Jeżeli nasze decyzje lub działania nie są spójne z wszystkimi 3 podstawowymi wartościami, to nie są to działania lub decyzje optymalne! Powinniśmy wrócić do analizy problemu i znaleźć rozwiązanie optymalne, spójne z wszystkimi trzema podstawowymi wartościami. Musimy to robić za każdym razem! Powinniśmy również oczekiwać takiej postawy od wszystkich naszych współpracowników, podwładnych, pracowników innych działów jak i przełożonych. Konsekwencja w takiej postawie, a nawet determinacja, są kluczowe dla każdej firmy.

Każdy pracownik interpretuje i ocenia spójności poszczególnych działań z podstawowymi wartościami zgodnie z jego doświadczeniem, kwalifikacjami i indywidualnymi wartościami. Oceny te mogą się zatem różnić wewnątrz jednej organizacji. Jest to normalne. Pracownik produkcji powinien jednak rozumieć intencje i zadania realizowane przez osoby przygotowujące plany produkcyjne. Handlowiec powinien uwzględniać aspekty bezpieczeństwa, jakości usług i efektywne wykorzystanie czasu pracowników innych działów.

Inne wartości.

Każda osoba i firma kieruje się większą liczą wartości. Na przykład dla organizacji promującej ochronę środowiska nadrzędną wartością może być prowadzenie działalności przy jak najmniejszym obciążeniu dla natury lub jak największy udział lokalnej społeczności w podejmowanych działaniach.

Ty i Twoja organizacja zapewne również macie specyficzne dla siebie cele, marzenia, długoterminowe plany i wyznawane zasady. Warto je sobie uświadomić oraz przedyskutować jak najlepiej pogodzić je z podstawowymi wartościami.

Podsumowanie.

Ten artykuł nie jest prostą instrukcją na odniesienie sukcesu przez Twoją firmę. Nie jest to szczegółowa mapa, a jedynie sugestia określenie kierunku w jakim powinieneś zmierzać. Osiągnięcie sukcesu to sprawa znacznie bardziej skomplikowana. Sukces zawsze będzie uzależniony od wielu czynników, zarówna zależnych od Ciebie, jak Twoje zaangażowanie, umiejętności, podejmowanie trafnych decyzji, a także od  wielu czynników zewnętrznych takich jak kondycja gospodarki, oraz odrobiny szczęścia.