Czy system kontroli może być przyjazny, skuteczny i efektywny?

Czy lubisz być kontrolowanym? Pewnie niespecjalnie. Ale czy istnieje praca zawodowa w której nie bylibyśmy kontrolowani? Jeszcze o takiej nie słyszałem. Zawsze w taki czy inny sposób występuje kontrola. Nawet wykonując wolny zawód poddajesz się weryfikacji rynku, który wycenia wartość twojej pracy. Jeśli jesteś właścicielem firmy lub prezesem twoje działania nadal są pod lupą: instytucji (m.in. Urząd Skarbowy), kredytodawców (banki), rady nadzorczej czy po prostu rodziny.

Ocena wyników pracy menadżerów średniego szczebla.

Czy kontrola przełożonego nad działaniami menadżera średniego szczebla jest konieczna? Absolutnie TAK, jednak wybór modelu kontroli umożliwiający osiąganie najlepszych wyników zależy od wielu czynników. Najważniejsze z nich to zakres i rodzaj odpowiedzialności nadzorowanego menadżera, złożoność i kompleksowość działań, wpływ działań menadżera na wyniki firmy, standardy i kultura organizacyjna w firmie.

Celem przełożonego jest skuteczne i efektywne wykorzystanie potencjału swoich podwładnych. Skuteczne, czyli  menadżer i jego zespół realizują określone przez przełożonego i firmę cele. Efektywne, czyli menadżer i jego zespół maksymalizują efekty przy minimalnych nakładach i optymalnym wykorzystaniu zasobów. Ta skuteczność i efektywność przekłada się na wyniki całej firmy.

Kontrola umożliwia korygowanie kursu poprzez sygnały zwrotne.

Zazwyczaj część procesu nadzoru, szczególnie nad działaniami rutynowymi załatwiają obowiązujące w firmie procedury przy udziale systemu ERP (ang. Enterprise Resource Planning). Dobrze zorganizowane procedury i dobrze skonfigurowany system ERP wraz z efektywnymi modułami raportowania pomagają w nadzorowaniu procesów rutynowych dla danego stanowiska, realizacji planów i budżetów. Przełożony analizuje raporty, czasami prosi o dodatkowe wyjaśnienia i na tej podstawie jest w stanie przedstawić nadzorowanemu informację zwrotną o stanie realizacji jego zadań. Jeżeli to konieczne wskaże obszary działań korygujących, czasami uaktualni miary realizacji celów.

Każdy biznes musi sprostać nowym wyzwaniom.

Wielu czynności nie można całkowicie zamknąć w ramy rutyny: pozyskiwanie nowych klientów lub rynków, poszerzanie wachlarza usług i produktów, realizacja projektów inwestycyjnych lub restrukturyzacyjnych, itd. Procedury i system ERP są tutaj pomocne, zazwyczaj jednak nie dają prostej odpowiedzi na to czy podejmowane działania są skuteczne i efektywne. Członkowie zaangażowanych zespołów nadal są zobowiązani do optymalnej skuteczności i efektywności swoich działań i decyzji. Menadżerowie właśnie za to otrzymują wynagrodzenie.

Menadżer odpowiedzialny za realizację projektów niestandardowych dla firmy „wgryza” się w temat, zbiera dostępne informacje, korzysta z ekspertyz, konsultuje się z innymi członkami zespołu projektowego, klientami, dostawcami etc. Normalna robota menadżerska.

Przełożony, aby dobrze ocenić sytuację zazwyczaj także „wgryza” się w temat projektu. Pokrótce wykonuje tę samą pracę poznawczą co kontrolowany menadżer i zespół, z tym że o wyjaśnienia i informacje zwraca się gównie do nadzorowanego menadżera. Jeżeli będzie chciał wykonać tę pracę dokładnie, to poświęci na „wgryzanie”  się w temat prawie tyle samo czasu co nadzorowany menadżer odpowiedzialny za projekt, absorbując przy okazji mnóstwo czasu i energii nadzorowanego.  UFF…

Czy takie działanie jest efektywne?

Raczej nie. Zazwyczaj przełożony ma swoje własne, niezależne zadania. Dodatkowo jednocześnie nadzoruje pracę kilku innych menadżerów. Taka sytuacja generuje napięcia związane z presją czasu, presją na wyniki, różnicą zdań i odmienną interpretacją tych samych informacji. Nadzorowany menadżer może odczuwać dyskomfort czy nawet frustrację z powodu konieczności powtarzania tych samych informacji wielokrotnie, wyjaśniania swoich interpretacji, konieczności poświęcenia na komunikację z przełożonym dużej ilości czasu, zderzając się ponadto z opóźnieniami w procesach akceptacji decyzji zarezerwowanych dla przełożonych. Menadżer nadzorujący z pewnością będzie świadomy powstającego napięcia w jego relacjach z nadzorowanym, czego skutkiem będzie obniżenie jakości komunikacji na linii menadżer-przełożony. Taka sytuacja jest pułapką dla obu stron, która często skutkuje zaniechaniem rzetelnej analizy skuteczności i efektywności.  Pozostaje tylko decyzja na poziomie „zgoda” lub „brak zgody”.

Optymalizacja skuteczności i efektywności rozmywa się gdzieś we mgle… Jak takiej sytuacji zaradzić?

Przesunąć proces nadzoru oraz analizy skuteczności i efektywności działania na niższe poziomy zarządzania. Jest to wyzwanie dla nadzorowanego menadżera – przenieść akcent z procesu kontroli na proces samokontroli.

Pierwszy krok. Należy zbudować sensowny system samokontroli. Do analizy weryfikacji skuteczności i efektywności powinno się zaangażować innych członków zespołu projektowego, innych menadżerów w firmie o odpowiednich dla projektu kompetencjach, ekspertów wewnętrznych i zewnętrznych, klientów wewnętrznych, a  w niektórych przypadkach klientów zewnętrznych. Uzyskana w takim procesie informacja zwrotna pozwoli na systematyczną poprawę skuteczności i efektywności podejmowanych działań i decyzji.

Drugi krok. Przedstawić przełożonemu opracowany system samokontroli i upewnić się, że jest on dla przełożonego czytelny i zrozumiały.

A jaka jest rola dla przełożonego?

Zrozumiały dla przełożonego przedstawiony przez nadzorowanego menadżera system samokontroli ograniczy konieczność „wgryzania” się przez niego w obszar projektu. Wsparcie ze strony menadżera nadzorującego skoncentruje się wtedy na pomocy w budowaniu systemu samokontroli, ocenie uzyskiwanych wyników i monitorowaniu spójności realizowanego projektu z innymi celami firmy. Dużą poprawę efektywności i skuteczności uzyskają zarówno menadżer, jego zespół jak i przełożony z  korzyścią dla całej  firmy.

Czy jest to dla Ciebie kuszące rozwiązanie? Jeżeli tak, to my w KDF Consulting (www.klinikadlafirm.pl) chętnie pomożemy Tobie wdrożyć efektywne systemy kontroli. Wyślij do nas mail na adres office@klinikadlafirm.pl z krótkim opisem Twojej sytuacji i celami które chciałbyś osiągnąć.