Jak osiągnąć skuteczny i efektywny nadzór właścicielski nad firmą.
Właścicielu Firmy,
Będąc właścicielem firmy, decydujesz o tym czy zarządzasz nią osobiście czy powierzasz zarządzanie wybranemu przez Ciebie zarządowi. Twoja decyzja określa obszary odpowiedzialności i wpływu na działania firmy.
Jeżeli zdecydujesz się na zarządzanie osobiste firmą, to współpracownicy i partnerzy biznesowi będą od Ciebie oczekiwali profesjonalizmu w działaniu.
Jeżeli zdecydujesz się na powołanie zarządu, to sytuacja się zmienia i profesjonalizmu będzie oczekiwało się od zarządu. W takiej sytuacji kluczowe jest zapewnienie zarządowi i firmie optymalnych warunków do działania. Konieczny jest profesjonalny nadzór właścicielski. Relacje pomiędzy zarządem a właścicielem w spółkach kapitałowych określa Kodeks Spółek Handlowych (KSH).
Poza regulacjami KSH ważne są dobre praktyki zarządzania.
Do takich dobrych praktyk należy opracowanie dokumentu „Strategia właścicielska”, określająca:
1. Cele ekonomiczne dla firmy.
2. Cele rynkowe i marketingowe dla firmy.
3. Cele i politykę inwestycyjną.
4. Cele i politykę kadrową.
5. Cele i politykę organizacyjną.
6. Zasady komunikacji i raportowania właścicielom w ramach nadzoru właścicielskiego.
7. Kryteria oceny zarządu za osiągane wyniki.
8. Politykę dywidendową firmy.
9. System wynagradzania i premiowania zarządu.
Zdarzają się Właściciele, którzy nie tworzą takiego dokumentu, argumentując:
· strategię omówiliśmy z zarządem w trakcie bezpośrednich spotkań albo
· trudno przewidzieć przyszłą sytuację na rynku albo
· będziemy podejmowali decyzje w oparciu o aktualną sytuację firmy.
Przeprowadzanie merytorycznych, wielokrotnych rozmów jest konieczne. Rozmowy i ustalenia są niezbędne. Tylko które ustalenia są ważniejsze? Czy te z pierwszej rozmowy, czy te z ostatniej, a może z którejś w międzyczasie? Strategii właścicielskiej nie tworzy się ad hoc, ale systemowo i w perspektywie kilka lat. Prawdopodobieństwo, że zarząd i właściciel wyciągają analogiczne wnioski z prowadzonych rozmów jest znikome.
Odmienna interpretacja ustnych uzgodnień to pewne źródło nieporozumień i konfliktów.
Przyszłość z całą pewnością jest nieprzewidywalna. Trudności w przewidywaniu przyszłości nie powinny być jednak przeszkodą w opracowaniu „Strategii właścicielskiej” i do przeprowadzenia od czasu do czasu rewizji tego dokumentu.
Decyzje biznesowe podejmuje się oczywiście uwzględniając aktualną sytuację firmy. Należy to robić z rozwagą, tak aby nie wkraczać w obszar decyzji operacyjnych powołanego przez właściciela zarządu. Jeżeli zdecydowałeś się na rezygnację z bezpośredniego zarządzania firmą i powołanie zarządu, to zrezygnowałeś też z uprawnień do podejmowania bieżących decyzji operacyjnych.
Właściciel ma prawo do zmiany zarządu, ale konieczne jest pozostawienie wszystkich decyzji operacyjnych zarządowi.
Pomijając regulacje wynikające z KSH mieszanie się właściciela do podejmowania bieżących decyzji operacyjnych skutkuje u członków zarządu nieuchronnie „wyłączeniem” odpowiedzialności za sprawy firmy. Kto decyduje ten odpowiada, nie ma formy pośredniej. Jeżeli to Ty chcesz decydować, zwolnij zarząd i zarządzaj osobiście. Twoje prawo.
W sytuacji, gdy właściciel jest na etapie wyboru kandydata do objęcia funkcji prezesa w zarządzie firmy, to dobrą praktyką jest opracowanie przez kandydata „Strategii zarządzania firmą”, która powinna zawierać:
Mając na stole strategię właścicielską i strategię zarządzania kandydata na prezesa, najlepszą rzeczą, którą powinno się zrobić to wzajemna analiza obu dokumentów. Osiągnięcie wzajemnej akceptacji będzie dobrą podstawą dla dalszej współpracy zarządu z właścicielem. Na tym etapie nie zostawiajmy niedomówień.
W sytuacji, gdy właściciel nie jest przekonany do „Strategii zarządzania” kandydata do zarządu, a ten nie jest przekonany do „Strategii właścicielskiej”, to lepiej nie robić kolejnego kroku i nie powoływać takiego kandydata do zarządu firmy.
A co się dzieje w sytuacji, gdy strony wzajemnie się przekonały, skoordynowały dwie strategie ze sobą i powołano zarząd? Powinny na tym etapie uzgodnić system raportowania i komunikacji zarząd – właściciel.
W procesie nadzoru właścicielskiego ważne jest działanie systemowe, systematyczne i sprawiedliwe (maksymalnie zobiektywizowane) – takie 3S.
Sytuacja optymalna to taka, gdy firma jest dobrze zarządzana, wykorzystuje skuteczne systemy planowania i budżetowania, pracownicy są zmotywowani i zaangażowani, firma realizuje efektywnie procesy kontrolingowe. Przecież żaden właściciel nie chce być zaskakiwany przez nieprzyjemne informacje.
Oczywistym jest, że właściciel oczekuje od zarządu realizacji strategicznych celów i optymalnego wykorzystania szans rynkowych. Zarówno wnikliwa kontrola każdego ruchu zarządu jak i strategia „róbcie co chcecie, byle było dobrze”, nie są metodami przynoszącymi dobre rezultaty.
A czy Ty, właścicielu zastanowiłeś się jakie są oczekiwania zarządu wobec Ciebie? Prawdopodobnie każdy prezes oczekuje:
· szacunku
· zaufania
· zapewnienia bezpieczeństwa
· wsparcia w sytuacjach kryzysowych
· wsparcia organizacyjnego i przydzielenia zasobów adekwatnych do przyjętej strategii
· respektowanie autonomii w działaniach operacyjnych
· informacji zwrotnej w czasie dającym szansę na wprowadzenie działań korygujących
· maksymalnie obiektywnej ocena efektów pracy.
Jeżeli relacje właściciel – zarząd w Twojej firmie nie są satysfakcjonujące to może czas na działanie wsparte przez doświadczonego konsultanta. Skontaktuj się z nami. Naszą pasją jest skuteczność i efektywność w biznesie. Naszą misją jest pomoc firmom, które tego potrzebują.
Marek Rytarowski
CEO Konsultant
KDF Consulting