Jak popełniając błędy, osiągać sukcesy

Jak popełniając błędy, osiągać sukcesy.

Na warsztatach z zarządzania, otrzymałem od jednego z uczestników pytanie, czy w swojej karierze zawodowej popełniłem jakieś błędy. Pytanie było o tyle zaskakujące, że przecież nie jest możliwym, aby w trakcie trwania wieloletniej kariery zawodowej, nie popełniać błędów. Udzieliłem wówczas zdawkowej odpowiedzi typu „oczywiście popełniłem mnóstwo błędów”, ale na rozwinięcie tematu nie pozwolił napięty scenariusz zajęć.

Jednak sam temat „popełnianie błędów” wydał mi się interesujący, wart zastanowienia i szczególnego potraktowania w praktyce konsultanta biznesowego, którego głównym celem zawodowym jest dostarczanie odpowiedniej wiedzy praktycznej osobom zarządzającym na różnych szczeblach.

Na początek przyjrzyjmy się bliżej pojęciu błędu w praktyce zarządzania.

Intuicyjnie „błąd” to: niewłaściwa ocena sytuacji, pociągająca za sobą określone decyzje i wynikające z nich działania, nie doprowadzające do osiągniecia zamierzonego celu. Przy takim podejściu, miarą zaistnienia błędu jest osiągnięty rezultat. Dlatego wymagane jest precyzyjne określenie „zamierzonego celu”.  Jeżeli cel nie jest określony, to wszelkie działania nie mogą być analizowane pod kątem skuteczności. Nie wiadomo, co jest błędem, a co nim nie jest. Dlatego absolutnie koniecznym jest, aby każda firma, każdy menadżer, każdy pracownik, każdy zespół, każdy dział miał określone i zrozumiałe dla wszystkich cele do osiągnięcia.

Jako błąd w zarządzaniu, uważa się cele źle określone i źle zrozumiane przez pracowników.

Jak działać, aby ustrzec się przed popełnianiem błędów?

Ponieważ nigdy nie mamy 100% informacji i wiedzy umożliwiającej bezbłędną ocenę sytuacji, błędne decyzje pojawiają się często i są nieuniknione. Wykorzystując narzędzia nauki o zarządzaniu: mierzenie efektów, analiza, wyciąganie wniosków, działania korygujące, można wyjść obronną ręką z popełniania błędów i osiągać zamierzone cele pomimo wcześniej popełnionych błędów.

Monitorowanie i analiza skuteczności osiągania zamierzonych celów to ważne elementy systemów zarządzania.

Wielokrotne popełnianie błędów, a następnie wdrażanie działań korygujących te błędy, to normalna droga do osiągnięcia zamierzonego celu i tak powinno się błędy traktować.

Jednakże często ludzie intuicyjnie traktują swoje błędy jako czynnik utraty reputacji, utraty komfortu posiadania racji, niekiedy nawet utraty zaufania do siebie. Niechęć do przyznawania się do błędów, skłonności do zamiatania błędów i problemów pod dywan, uleganie pułapkom post-racjonalizacji to częste zjawiska (zapraszam do przeczytania artykułu „Uwaga na pułapki post-racjonalizacji” https://klinikadlafirm.pl/uwaga-na-pulapki-postracjonalizacji/25 ). Do pewnego stopnia takie reakcje związane z ryzykiem są normalne i gdyby nie występowały, mielibyśmy w społeczeństwie nadmiar ryzykantów i hazardzistów.

Co jednak robić w sytuacji, gdy w zespole znajdują się osoby o nadmiernym lęku przed popełnianiem błędów? Osoby, które perspektywa popełnienia błędu paraliżuje? Nie podejmując decyzji czy działań nie osiągnie się przecież zamierzonych celów.

Osoby, które nadmiernie obawiają się popełniać błędy i wykazują skłonności do unikania podejmowania decyzji, powinny mieć przeprowadzony coaching indywidualny, nakierowany na zbudowanie przekonania, że popełnianie błędów jest naturalną drogą do osiągania zamierzonych celów. Każdy pracownik powinien starać się nie ulegać pokusie uników, a każdy przełożony powinien dbać o to, aby nie dopuszczać do takich postaw w swoim zespole.

Przyjrzyjmy się najczęściej występującym sytuacjom, gdy osiągnięcie założonego celu warunkowane jest wieloma czynnikami i decyzjami. W przypadku problemów z osiągnięciem celu nie wiadomo, co konkretnie wpłynęło na brak sukcesu.

Jak w takiej sytuacji analizować skuteczność naszych decyzji i działań? Na pomoc jak zwykle przychodzi nauka o zarządzaniu. Dzieląc proces na kolejne kroki łatwiej jest przeprowadzić analizę skuteczności.

Przeanalizuj drogę dojścia do zamierzonego celu, określ kolejne cele pośrednie, a następnie przeanalizuj kolejne decyzje i działania w kontekście osiągania celów pośrednich, zmierzających do osiągnięcia celu głównego.

Jeżeli naszym celem jest uniknięcie przemoknięcia podczas wiosennego spaceru, a zaskakuje nas deszcz i jednak przemakamy, to przyczyną nieosiągnięcia celu nie jest deszcz. Przyczyną jest brak sprawdzenia prognozy pogody, brak parasola i odpowiedniego ubrania.

Teraz przyjrzymy się tematowi efektywności naszych działań.

Załóżmy, że popełniając kolejne błędy i wdrażając kolejne działania korygujące, osiągamy zamierzony cel. Osiągamy sukces! Ale czy na pewno? Czy droga do celu nie była zbyt czasochłonna, zbyt kosztowna, związana z nadmiernym wykorzystaniem zasobów? Czy cel został osiągnięty w sposób optymalny? Zastanówmy się nad tym. Jeżeli koszty związane z osiągnięciem zamierzonego celu były nadmierne, to działania były nieefektywne. Jeżeli na osiągnięcie jednego celu poświęciliśmy zbyt dużo czasu i posiadanych zasobów, to brakuje czasu i zasobów na osiąganie kolejnych celów. To są również błędy w zarządzaniu.

Aby poprawiać efektywność działań należy wdrożyć proces nauki na błędach. Dotyczy to wszystkich, począwszy od pojedynczego pracownika, poprzez zespół, aż do całej firmy.

Dobrze współpracujący zespół/firma to taki, który dzięki efektowi synergii, pomaga członkom zespołu w zredukowaniu liczby popełnianych błędów, przyspieszając osiąganie zamierzonych celów indywidualnych i zespołowych, umożliwiając osiągnięcie wysokiej efektywności. Nowoczesne systemy zarządzania zalecają systemowy monitoring i analizę efektywności procesów realizowanych w firmie. Narzędziami służącymi poprawie efektywności, między innymi jest system controlingu i komunikowanie efektywności.

Uczenie się na błędach i doskonalenie efektywności to proces „continous improvement”.

Niekiedy może powstać wrażenie, że cokolwiek byśmy nie zrobili i jakiekolwiek błędy nie zostałyby popełnione to nauka o zarządzaniu ma na to rozwiązania. Dlaczego więc niektóre firmy bankrutują? Dlaczego firmy nie osiągają zamierzonych celów? Nie ma gotowych rozwiązań, ale są narzędzia, które można i powinno się wykorzystywać w praktyce zarządzania. Sposoby wykorzystania tych narzędzi zależą od wiedzy, doświadczenia i talentu menadżerów. 

Wiedza, doświadczenie i talent - trzy klucze do efektywnego osiągania zamierzonych celów.

Czytelniku proszę o informację zwrotną, czy ten artykuł dostarczył Tobie wiedzy przydatnej w Twojej praktyce zarządzania?

Marek Rytarowski

KDF Consulting

www.klinikadlafirm.pl